Você sabe como abrir uma empresa? Sabe a importância disso? Você já dirigiu, votou, viajou ou simplesmente entrou em alguma balada sem ter um documento de identidade? Acredito que não. Documentos como RG, CPF, Título de Eleitor ou CNH são alguns dos documentos que comprovam que você é um cidadão. Sem eles é como se você não existisse.
Com uma empresa, o processo é semelhante. Para ter um negócio reconhecido com empresa formalizada, é necessário a obtenção de um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas). Assim como os outros documentos que citei, o CNPJ é um número único para identificar a sua empresa.
A obtenção do CNPJ já foi uma coisa bem cara há algum tempo atrás, porém hoje a legislação já está mais flexível e conta com diversas facilidades para ajudar quem está começando e precisa se regularizar para continuar fazendo o seu negócio crescer.
Se você vai começar o seu negócio e precisa tirar um CNPJ, aqui vou te mostrar todos os documentos e ações necessárias para você registrar seu negócio e obter o tão cobiçado CNPJ. Então continue acompanhando as dicas para evitar qualquer complicação.
Legislação
Vamos começar falando sobre a legislação. Você sabia que exercer qualquer atividade profissional, seja ela com espaço físico ou não, com produtos ou serviços online sem um CNPJ é ilegal?
Pois é, e não é só perante a Justiça que a falta deste documento pode trazer problemas. A ausência dele pode impedir o crescimento do seu negócio, porque a identificação é exigida em muitos momentos e lugares. Por exemplo, na hora de fazer compras para estoque, emitir notas fiscais, contratar serviços e até mesmo algumas vantagens exclusivas, como a que os Correios oferecem aos e-commerces (e-Sedex).
Isso tudo, sem falar da credibilidade com o público. Ninguém se sente seguro em realizar uma compra em uma loja que não tem um CNPJ. Se você sumir do mapa, como a pessoa vai te encontrar?
Em resumo, o CNPJ tem a função de identificar o seu negócio e fazer com que a Receita Federal possa acompanhar de maneira correta o pagamento de tributos e de obrigações em geral. Além disso, você também pode obter financiamentos empresariais e participar de programas de incentivo ao desenvolvimento econômico como um todo.
Mas mantenha a calma! Não é nada complicado emitir o CNPJ, eu diria até que o processo é bem parecido ao de emitir um RG. É chato, burocrático, demorado, mas é bem simples.
Primeiros Passos
Bem, você teve já a idéia do seu negócio, já estudou o mercado, planejou os produtos, achou fornecedores e tudo mais. Falta resolver a parte chata, a parte burocrática. Infelizmente, não tem como escapar, em todos os casos você terá que encarar essa etapa e é melhor que seja o quanto antes para não impactar os seus negócios.
O que você tem que ter em mente agora é o seu faturamento anual, ou seja, quanto você vai ganhar em um ano. Isso precisa ser levado em consideração, pois se este faturamento anual for inferior a R$ 60.000,00 (sessenta mil reais) – que equivale a R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês – e você não faz parte de nenhuma outra empresa, provavelmente você será um Micro Empreendedor Individual (MEI). Este processo é totalmente online e vai seguir um procedimento bem simples para obter o CNPJ, sem precisar contratar um contador. Explicarei melhor mais para frente.
Agora, se este não é o seu caso, você terá alguns passos a mais que são necessários antes de obter um CNPJ. Para exemplificar de maneira bem didática, quando uma pessoa nasce antes dela obter um RG, ela precisa de uma certidão de nascimento. Isso ocorre exatamente igual ao CNPJ, antes de obtê-lo, você precisa de um NIRE (Número de Identificação do Registro da Empresa). Este documento depende de um Contrato Social, uma Ficha de Cadastro Nacional e um Registro na Junta Comercial. Calma! Vou explicar tudo.
Só a partir da elaboração e apresentação desses documentos, e obvio, com as taxas correspondentes pagas, é que será possível obter o seu NIRE. Veja como é esse processo:
Contrato Social
Comece por este documento, em resumo, ele apresenta as características da empresa e o capital social. A elaboração de um Contrato Social dependerá da ajuda de um Contador.
Por isso, para realizar essa etapa você precisa contratar um profissional de confiança que possa não apenas executar essas tarefas, como também te orientar sobre os tipos de empresas, impostos e taxas que mais se adequa ao seu perfil. É de extrema importância separar todos os documentos para tornar o processo mais simples, pois caso contrário, você arcará com mais custos até conseguir regularizar a situação além de perder tempo.
Ficha de Cadastro Nacional
A ficha de Cadastro Nacional é basicamente o documento que mostra a atividade que a sua empresa vai exercer. Você vai contar ainda com a ajuda do seu contador. Existe uma tabela oficial, conhecida por CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), que conta com os códigos designados para cada tipo de atividade, mas não se preocupe com isso, o seu contador sabe todas as exigências necessárias.
É importante lembrar que você deve tomar bastante cuidado na hora de definir o ramo da sua empresa, pois se você obtiver um CNPJ para determinada atividade e estiver exercendo outra, poderá sofrer com problemas de fiscalização.
Registro na Junta Comercial
Assim que tiver esses dois documentos em mãos, juntamente com os seus documentos pessoais – e dos sócios, se for o caso – você deve ir até a Junta Comercial do estado e solicitar o requerimento para registro de sua empresa. Lembrando que haverá taxas a serem pagas.
Apenas para não perder viagem, tenha certeza que há disponibilidade do nome desejado. Essa consulta pode ser feita online no site da Junta Comercial do seu estado. Para ajudar um pouco no processo, você pode acessar esse link e selecionar o seu estado. Após tudo isso, você irá receber um protocolo com o seu NIRE. Agora podemos começar a solicitar o CNPJ.
Solicitando o CNPJ
A solicitação do CNPJ é online através do site da Receita Federal. Nesta etapa, também é possível contratar um profissional de sua confiança caso tenha interesse, mas para te ajudar a economizar um pouco de dinheiro, você pode acessar o curso online gratuito oferecido pela própria Receita Federal e realizar este processo bem simples.
Documentos necessários
Para cada tipo de empresa, existe uma lista de documentos exigida pela Receita Federal, você pode verificar clicando aqui. Os tipos de empresas estarei explicando melhor abaixo.
Antigamente utilizava-se um Programa Gerador de Documentos de CNPJ que era necessário baixar, mas desde 2014 o processo passou a utilizar o aplicativo de Coleta Online do CNPJ para o preenchimento de solicitações cadastrais de inscrição, alteração ou baixa. Então, neste aplicativo você deve preencher e enviar sua Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ) e também apresentar o Quadro dos Sócios e Administradores (QSA) da sua empresa.
Ao término destes preenchimentos e envio da solicitação, será gerado um recibo de entrega onde poderá acompanhar o andamento do seu processo no próprio site da Receita Federal. É importante este acompanhamento, pois no caso de alguma pendência ou erro você será informado e poderá resolver rapidamente.
Após a solicitação ser aprovada, você deve imprimir todos os documentos que foram preenchidos que são requisitos para emissão do CNPJ, reconhecer firma e enviar via Correios para o endereço que será informado ao fim do processo eletrônico ou poderá ainda levar toda a documentação pessoalmente.
Lembrando que não consta um prazo estipulado na legislação para a conclusão deste procedimento. Ele pode variar pelo município e pelo número de pedidos diários, por tanto é importante acompanhar diariamente o seu pedido. Apenas para informação, o processo costuma demorar 5 dias úteis no mínimo, mas há casos que leva ate 30 dias.
Opções Tributárias
O próximo passo também é importantíssimo, pois aqui vamos tratar os tipos de regime tributário. Cada uma deles é indicado para um tipo e tamanho de empresa, possuindo taxas e apresentando complexidades diferentes.
Além disso, em alguns regimes, como o Simples Nacional por exemplo, existe um prazo entre a obtenção do CNPJ e a adoção desse regime tributário. Uma vez com o CNPJ em mãos, você tem o prazo de 180 dias para entrar nesse regime ou então precisará aguardar até o próximo ano fiscal.
Atualmente, existem três opções principais de regime tributário, que são o Simples Nacional, o Lucro Real e o Lucro Presumido. Você precisa escolher corretamente não apenas no ponto de vista do CNPJ, mas para que você pague apenas os impostos adequados.
De forma bem resumida, quem pode adotar cada um desses regimes?
Simples Nacional
É um regime de impostos para empresas com receita bruta de até R$ 3,6 milhões. A tributação é determinada conforme a atividade econômica (que você determinou lá na sua ficha de cadastro nacional lembra?) e possuem alíquotas entre 4,5% e 16,93%. Podendo ser consultadas na tabela CNAE.
Lucro Real
É um regime destinado para empresas com receita bruta acima de R$ 3,6 milhões. Não vou entrar em muitos detalhes, mas basicamente são empresas com margem de lucro baixa (uma média aproximada de 30% apenas), com custo de operação alto. Como por exemplo aluguel, frete, matéria prima e energia elétrica.
Lucro Presumido
Também destinado para empresas com receita bruta acima de R$ 3,6 milhões. Mas com uma boa margem de lucro, poucos custos operacionais e folha salarial baixa.
Enquadramento
Não são só empresas que tem direito ao CNPJ. Profissionais autônomos também tem a obrigação de se regularizar. Mesmo que seja um negócio pequeno ou que não tenha grandes pretensões, você deve se enquadrar em uma das categorias. Vou citar agora as principais características de cada uma das categorias.
Microempreendedor Individual (MEI)
É necessário faturar no máximo R$ 60.000,00 por ano – uma média de R$ 5.000,00 por mês – e não ter participação em outras empresas como sócio ou titular. O MEI também tem o direito de contratar um empregado que receba o salário mínimo ou o piso da categoria.
Além disso, a única despesa que esse tipo de empreendedor terá que pagar todo mês é uma taxa inferior a R$ 50,00. Já sendo considerado dentro deste valor todos os impostos e outros deveres legais de uma empresa.
O empreendedor nesta categoria também terá uma série de benefícios como auxílio maternidade (no caso de mulheres), auxílio doença e aposentadoria. E claro, o direito a ter um CNPJ que resulta em diversas vantagens para o negócio.
O Microempreendedor Individual também não pode possuir sócios, como o próprio nome já diz. Também não é necessário contratar um contador e o processo é feito totalmente online , através do Portal do Empreendedor. Mas em todo caso, você tem o direito de pedir ajuda de algum escritório de contabilidade optante pelo Simples Nacional.
Para essa finalidade, ele é obrigado a te ajudar a formalizar e fazer a sua primeira declaração anual sem custos. Aqui, você pode consultar onde encontrar esses escritórios.
SEBRAE
Para facilitar ainda mais o trabalho, você pode também recorrer ao SEBRAE. Além de consultores nos postos de atendimento, é possível tirar dúvidas online no site da instituição. Geralmente nesses espaços você encontra cartilhas sobre o MEI além de cursos online, palestras e artigos voltados para o Microempreendedor Individual.
Embora o registro seja totalmente online, deve tomar cuidado na hora de se cadastrar. Ao acessar o Portal do Empreendedor, além dos dados básicos e a declaração do último imposto de renda, você precisa selecionar a atividade que você exerce como empreendedor. Pesquise bem, pois temos situações bem detalhadas como por exemplo, você faz bijuterias e vai vender em um e-commerce. Então existe no MEI a opção Artesão de Bijuterias. Cuidado na hora de preencher!
Após finalizar este cadastro, será gerado automaticamente o CNPJ, a inscrição na Junta Comercial, no INSS e o Alvará Provisório de Funcionamento da sua empresa. Tudo será emitido instantaneamente em um único documento conhecido por CCMEI (Certificado da Condição de Microempreendedor Individual).
E pronto! O trabalho está regularizado. Não será preciso enviar absolutamente nada a Junta Comercial, basta imprimir este certificado e guardá-lo. Agora caso você seja um MEI e no decorrer do tempo o seu faturamento aumentou (ultrapassou o teto de R$ 60.000,00), você poderá alterar o tipo de regime sem que haja necessidade de alteração do seu número de CNPJ. Mas lembre-se que se ultrapassar o teto você não terá mais direito a ser um MEI.
Microempresa (ME)
Se você já passou do faturamento de R$ 60.000,00 anual, talvez se enquadre neste perfil. São empreendimentos que visam o lucro e que apresentam um faturamento de até R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais).
Esta formalização deve seguir os passos explicados anteriormente e regularizar na Junta Comercial. Podendo escolher entre os três regimes tributários (simples nacional, lucro real ou lucro presumido).
Empresa de Pequeno Porte (EPP)
Nesta categoria se enquadra as empresas cujo faturamento anual tem o limite de R$ 3,6 milhões. A formalização e o regime tributário seguem as mesmas indicações da microempresa.
Tipos Societários
Você precisará definir qual será o tipo de sociedade que irá adotar em sua empresa. Isso não significa que você precisa necessariamente contar com um sócio em seu negócio. Vou explicar melhor, olha só:
Sociedade Limitada (LTDA)
Este tipo é bem comum, e o mais indicado para os pequenos empresários. Esta sociedade consiste basicamente em ter uma relação clara, definida e documentada entre dois ou mais sócios. Não pode ser utilizadas se você será o único dono.
As responsabilidades e atribuições de cada um se restringem ao valor do capital social e devem ser descritas no Contrato Social da empresa. Além disso, os sócios podem sair ou entrar na sociedade por meio de alterações de contrato.
Sociedade Anônima (S.A. ou S/A)
As duas abreviações são corretas. São empresas cujos sócios são acionistas, ou seja, cada membro possui determinadas ações da companhia e essas ações lhes conferem direitos proporcionais na participação de lucros e decisões da empresa.
Temos dois tipos de sociedade anônima: a aberta, onde suas ações são negociadas na bolsa de valores; e a fechada, onde os recursos são obtidos pelos membros envolvidos e controladas por eles ou por terceiros.
Novos acionistas entram na sociedade a partir do momento que compram ações, não havendo necessidade de alterar documentos sociais. Claro que é um sistema bem mais flexível, porém isso gera aumentos significativos nos gastos operacionais, pois é necessário um controle muito rígido das finanças, já que a tributação acaba sendo feita com base no lucro real da companhia ao invés do lucro presumido.
Empresário Individual (EI)
Este é uma pessoa física que exerce uma atividade empresarial. Muito similar ao MEI, no entando, o teto de faturamento anual é maior. Aqui se enquadra micros e pequenos empreendedores, com faturamento anual superior a R$ 60.000,00.
Nesta situação a empresa (Pessoa Jurídica) e o empresário (Pessoa Física) são vistos como um só perante as normas do ME, ou seja, todo o patrimônio do empresário e da empresa é visto como um só. No caso de dívidas da empresa, os bens pessoais do empresário podem ser retirados para amortização dos valores.
Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI)
Apesar de pouco comentada, é uma sociedade de um único sócio. Acaba sendo uma maneira do empreendedor individual se regularizar, garantindo que a pessoa física não muda a pessoa jurídica. Isso ocorre porque ele funciona no mesmo regime de sociedade limitada. Ou seja, a responsabilidade do sócio está limitada a participação do seu capital social (neste caso, 100%).
O sistema é bem vantajoso, porém possui um impasse grande. É previsto que você deve apresentar um capital social de no mínimo 100 salários mínimos e, na maioria dos casos, os micros e pequenos empreendedores não tem como provar esse valor.
Ótimo, todas as categorias explicadas, várias opções apresentadas e informações de sobra e agora o que escolher?
Qual a melhor opção?
Muito provavelmente você ainda não sabe o melhor tipo de empresa para você. Então antes de mais nada, vamos para o quadro de resumo, leia com atenção vai te ajudar a entender um pouco mais.
Legenda:
MEI: Microempreendedor Individual
ME: Microempresa
EPP: Empresa de Pequeno Porte
EIRELI: Empresa Individual de Responsabilidade Limitada
Infelizmente, a decisão do melhor modelo de empresa vai depender de você, eu não posso simplesmente falar faça “X”, pois as vezes um negócio se enquadra em um perfil para você e esse mesmo negócio se enquadra em outro perfil para outra pessoa.
Eu pensei bastante em maneiras para passar essas informações e deixá-las o mais claro e simples possível, porque eu sei que é uma questão muito chata. Para tentar te ajudar um pouco na decisão eu sugiro que você faça uma auto avaliação e responda as seguintes perguntas:
- Quanto eu ganho por mês com a minha empresa? E por ano?
- Eu possuo mais de uma empresa gerando renda?
- O negócio vai ser só meu ou farei sociedade?
- Quanto pretendo investir em meu negócio mensalmente?
São perguntas básicas, mas com fundamento. Se você ganha menos de R$5.000,00 por mês, não pretende fazer sociedade e tem apenas uma empresa. Certamente eu recomendo o MEI para começar. Processo simples, online, não precisa contratar contador, taxas baratas, enfim não vai comprometer seu orçamento.
Qualquer situação que fuja disso, você já não pode ser um MEI. Neste caso, recomendo que contrate um especialista na área de contabilidade. Assim ele vai te orientar e explicar todos esses passos que te informei aqui. O importante mesmo, é você ter ciência de todo o processo para não ser enganado.
Até breve,
William Diniz
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