Existem muitos hábitos e mini hábitos para melhorarmos a nossa produtividade, como por exemplo, tomar água ao acordar, dormir uma determinada quantidade de horas por dia, evitar carne durante o jantar, acordar cedo, manter organizado o local de trabalho, entre outras coisas que fazem com que você seja mais produtivo.
Estes tipos de hábitos são encorajados a serem feitos, mas não são tudo que precisamos para alcançar o sucesso. Hoje também precisamos nos adaptar as inovações e as novas tecnologias que surgem, para conseguirmos entender e aplicá-las as nossas rotinas, fechando assim um círculo de produtividade.
Uma das vantagens de adaptarmos esses hábitos é que você não perderá mais do que 30 minutos por dia e ainda pode fazê-las a partir do seu celular, seja deitado, na academia ou no estacionamento antes de iniciar o seu dia.
Vou compartilhar com vocês os 9 hábitos tecnológicos e inovadores que mais me beneficiam e que são fáceis de adaptar a sua rotina para melhorar a sua produtividade.
1. Use um Calendário
Agendar reuniões, criar eventos e convidar pessoas a partir de aplicativos de calendário ou suas contas de e-mail. Programar de forma eficaz todos os nossos eventos no calendário do celular aumenta muito a nossa produtividade e, se programado as notificações adequadas, não só poderá evitar mal-entendidos ou conflitos que têm de ser resolvidos mais tarde, mas também pode evitar saturar o seu dia.
Está na moda os aplicativos de e-mail já adaptarem a funcionalidade do calendário dentro do mesmo aplicativo. Em alguns casos, como o Outlook Mobile você pode criar convites ou enviar que está disponível a partir de uma resposta de e-mail, algo bastante útil para não complicar a sua programação diária.
2. Desligue Notificações
A maioria dos aplicativos que usamos no celular incluem os alertas para nos avisar que temos de responder alguém ou ver alguma tarefa que foi concluída, atualizações de aplicativos como redes sociais, enfim distrações de modo geral.
Sons e alertas demais no nosso celular podem nos deixar loucos, quanto menos notificações você receber de aplicativos não importantes, mais produtivo você será, pois terá mais concentração naquilo que está fazendo. Ou seja, desligue ocasionalmente as notificações para realizar o que você precisa fazer com determinada urgência, o seu tempo será muito melhor distribuído.
3. Gerenciadores de Tarefa
Um dos hábitos mais antigos é fazer listas, automatizar este tipo de tarefa é um hábito que facilita a produtividade.
Nós temos a capacidade de lembrar de tudo, porque nossa mente trabalha para isso. Mas infelizmente, devido as nossas rotinas corridas, muitas vezes podemos nos esquecer de realizar alguma tarefa simples e acabamos deixando essa tarefa de lado até que seja tarde demais.
É por isso que aplicativos como o Trello ou ToDoIst. Você programa as atividades que precisam ser feitas (particulares e profissionais), agenda dia e horário e pronto. Um hábito que não vai nos levar mais do que 20 minutos, durante todo o dia, e pode ser feito de qualquer celular. Além de manter a organização das suas tarefas e evitar esquecê-las.
Se você quiser, pode começar agendando datas de pagamento mensal dos seus cartões de crédito e ver como este hábito vai lhe dar uma grande vantagem.
4. Programe o seu Trajeto
Correr para não se atrasar para um compromisso é uma coisa muito comum que acontece no dia-a-dia, mesmo que hoje seja possível termos uma programação com todos os aplicativos que temos disponíveis.
Só precisamos saber usá-los a nosso favor. Sempre que você agendar um compromisso ou reunião a partir do calendário, lembre-se também de colocar o destino. Quando o calendário está ligado a sua conta do Google Maps ou Waze, você recebe uma notificação de tráfego. Assim sua rota será automaticamente programada.
5. Documentos Digitais
Papéis desaparecem, ter um documento digital salvo em aplicativos de nuvem, torna-se muito mais prático por estarem à sua disposição em todos os momentos.
Se o último exame médico, holerite, passaporte ou outros documentos são importantes na sua rotina, com certeza será útil tê-los na mão a qualquer hora.
O primeiro passo é perder o medo de usar essas ferramentas excelentes e seguras que nos dão suporte e podem ajudar a resolver procedimentos complicados, cuidar dos nossos documentos e acessar informações importantes em todos os momentos é de grande vantagem. Dentre os aplicativos de nuvem disponíveis no mercado os mais utilizados são o Google Drive , Dropbox ou Evernote. Existem planos gratuitos e pagos, mas todos com excelentes funcionalidades.
6. Use os widgets e atalhos móveis
Seja Android ou IOS, ambos disponibilizam muitos atalhos e widgets que estão configurados para acessar rapidamente as informações certas, atalhos e aplicativos que são usados constantemente.
Muitas vezes nos esquecemos do que podemos alcançar com estes utilitários que já estão em nossos celulares, ou as vezes deixamos de explorar o que realmente importa e nos limitamos a deixar apenas os atalhos para as redes sociais. Estes atalhos podem ajudar muito, além de economizar um bom tempo durante o seu dia.
Entre todos eles, existe um chamado DO Button, infelizmente em inglês, mas com certeza irá ajudá-lo a criar atalhos como por exemplo para escrever uma nota rápida, enviar um tweet, enviar um e-mail em segundos e muito mais, tudo de forma automática, com uma simples programação você pode agendar diversas tarefas.
7. Evite muitos e-mails e boletins informativos
Faça de sua rotina organizar seus e-mails. Evite se inscrever em muitos boletins informativos que não lhe agregam em absolutamente nada. Tenho certeza que há diversos e-mails que passam pela sua caixa de entrada que você nem os lê. Então perca um tempinho acessando esses e-mails e descadastrando no final do e-mail.
8. Esqueça WhatsApp pessoal para trabalhar
É uma das tarefas mais difíceis de serem seguidas. O WhatsApp embora seja um aplicativo de extrema funcionalidade, é uma das maiores distrações que reduzem a sua produtividade. É claro que se o seu trabalho demanda a utilização do WhatsApp como vendas e afins, essa regra não se aplica. Porém, na maioria dos casos, é utilizado somente para conversar.
9. Organize-se
O computador e o celular também fazem parte do seu espaço de trabalho. Um dos hábitos mais importante que tem sido bastante eficaz é de manter o local de trabalho arrumado. Isto também se aplica para o nosso computador e celular. Afinal hoje eles servem como espaço de trabalho na maioria das nossas funções.
Este é um dos problemas mais dramáticos que podem desencadear o estresse: quando você se depara com um computador todo bagunçado, onde não se acha o arquivo que deseja; ou simplesmente estar espalhado em sua área de trabalho (computador), isso reduz drasticamente a sua produtividade. Se o arquivo criado não estiver com um nome simples de identificar perderemos muito tempo para achar o que precisamos.
Então criar hábitos tecnológicos podem te ajudar a melhorar a produtividade e não se irritar atoa. Basta aprender a usar isso da melhor maneira possível e a seu favor. Comece hoje mesmo a organizar sua vida. Pegue o seu celular limpe o que é desnecessário e faça suas programações da semana. Em seguida, dê um jeito no seu computador, delete arquivos desnecessários e organize o que precisar.
Não é preciso ser um expert em informática para adotar essas rotinas que são bem simples em sua vida. Faça a tecnologia trabalhar para você!
Até breve,
William Diniz
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